Advocatuur: cliëntintake en procesdossier zonder losse e-mails

Intake: de eerste stroom

Bij de intake komt een vaste set stukken binnen: identiteit, overeenkomsten, correspondentie met de wederpartij, en vaak een eigen verslag van de cliënt. Die stroom is groot en persoonlijk, en gaat in de praktijk per e-mail.

Een portaal met een vaste intakelijst levert twee dingen op: je ziet wat ontbreekt, en de stukken staan vanaf de eerste dag op één plek.

Procesdossier: groeien zonder chaos

Zodra de zaak loopt, komen er processtukken, bijlagen, correspondentie van de rechtbank en interne notities bij. Zonder vaste structuur wordt dat een verzameling mappen met namen als “versie definitief 2”.

Werk met een vaste indeling per zaak: correspondentie, processtukken, bewijs, en intern. Houd interne notities buiten de map die de cliënt ziet.

Versiebeheer en wat je deelt

Deel nooit een concept met de wederpartij, en houd bij welke versie je aan de cliënt hebt gestuurd. Een dossier met versies en een log maakt dat controleerbaar, en voorkomt het gesprek dat niemand wil: welke versie lag er nu op tafel.

• Concept en definitief gescheiden houden.
• Interne notities nooit in de cliëntmap.
• Per verzending vastleggen wat er is gedeeld.