audit trail documenten
Audit trail: welk bewijs heb je nodig bij een geschil of toezichthouder?
Een log is pas bewijs als het compleet, exporteerbaar en leesbaar is. Dit is wat een bruikbaar audit-spoor bevat, en wat je er vooral niet mee moet doen.
Wat een bruikbaar spoor bevat
Een audit-spoor moet antwoord geven op vier vragen: wie, wat, wanneer en welke versie. Zonder die vier is een log een lijst gebeurtenissen zonder betekenis.
- Wie: een identiteit, niet een gedeeld account.
- Wat: inzage, download, upload, wijziging, verwijdering.
- Wanneer: tijdstip in een vaste tijdzone.
- Welke versie: het document zoals het op dat moment was.
De drie eigenschappen die het bruikbaar maken
Het spoor moet compleet zijn, dus ook gebeurtenissen die niet uitkomen. Het moet exporteerbaar zijn zonder dat je de leverancier nodig hebt. En het moet leesbaar zijn zonder specialist: een bestand dat je aan een jurist of accountant kunt geven.
Een log dat alleen in een dashboard staat en niet te exporteren is, is een operationeel hulpmiddel — geen bewijs.
De fout die het onbruikbaar maakt
Gedeelde accounts. Zodra twee mensen hetzelfde account gebruiken, kun je niet meer zeggen wie iets heeft gedownload. Dat is de reden dat een cliëntportaal met een eigen uitnodiging per persoon beter werkt dan een gedeelde inlog.