Dataroom-prijsmodel: abonnement, pay-per-use of per project — wanneer kies je wat?

Per project: voorspelbaar bij één grote transactie

Bij een projectprijs betaal je één bedrag voor één dossier, meestal inclusief opslag en een afgesproken aantal gebruikers. Dat is prettig als je precies weet wat je doet: een verkoop, een due diligence, een vaste doorlooptijd.

Het risico zit in de afwijkingen. Schuift de deal op, dan komt er een verlengingsmaand bij. Komen er meer bieders, dan telt elke groep mee. Vraag daarom altijd naar de kosten bij verlenging en naar het aantal beheerders dat in de prijs zit.

Abonnement: voorspelbaar bij doorlopend werk

Een abonnement werkt het beste als je per maand meerdere dossiers opent: een notariskantoor, een accountantskantoor, een makelaar of een adviespraktijk met vaste cliëntstromen. De kosten per dossier dalen naarmate je meer dossiers doet, en je hoeft niet per dossier te onderhandelen.

Let bij een abonnement op twee dingen: of het aantal dossiers onbeperkt is, en of het aantal beheerders toereikend is voor je team. Een abonnement met twee seats is voor de meeste kantoren te krap.

Pay-per-use: goedkoop tot het niet meer goedkoop is

Per gebruiker, per pagina of per GB lijkt aantrekkelijk voor een klein dossier. Het wordt duur zodra een dossier groeit: scans, versies, bijlagen en extra gebruikers tikken per stuk aan.

Pay-per-use is daarom vooral geschikt voor een eenmalig, klein en goed afgebakend dossier — en niet voor werk waarbij je vooraf niet weet hoe groot het wordt.

De ene vraag die de keuze beslecht

Vraag jezelf af: hoeveel dossiers open ik in twaalf maanden, en met hoeveel beheerders? Bij één of twee dossiers is een projectprijs logisch. Bij tien of meer is een abonnement bijna altijd goedkoper, ook als het maandbedrag hoger oogt.

• Eén grote transactie → projectprijs, mits de verlenging helder is.
• Doorlopend cliëntwerk → abonnement met onbeperkte dossiers.
• Klein en eenmalig → pay-per-use, met een harde bovengrens.