mediation dossier
Mediation: vertrouwelijke stukken delen zonder dat er kopieën rondzweven
Mediation leeft van vertrouwelijkheid. Als stukken per e-mail rondgaan, is die vertrouwelijkheid niet meer te bewaken. Zo deel je weloverwogen.
Wat mediation anders maakt
Bij een mediation zitten partijen soms in dezelfde ruimte en soms niet, en is niet alles voor iedereen bedoeld. Een gezamenlijk stuk is iets anders dan een stuk dat alleen de mediator en één partij hebben.
Met een gedeelde map of een mailinglijst kun je dat onderscheid niet maken. Met een dossier per partij wel.
Praktisch: drie soorten stukken
Het onderscheid is niet cosmetisch: een gezamenlijk verslag mag iedereen zien, een eigen aanlevering alleen die partij en de mediator — en een notitie hoort nergens anders te staan dan bij de mediator zelf.
- Gezamenlijk: het verslag, de afspraken, de agenda.
- Per partij: eigen aanleveringen en toelichtingen.
- Alleen voor de mediator: notities en tussenstanden.
Vertrouwelijkheid vastleggen
Spreek bij de start af wat er met stukken gebeurt na afloop: wat wordt gedeeld, wat wordt bewaard en wat wordt vernietigd. Leg dat vast in het dossier zelf, zodat het niet afhangt van wat iemand zich herinnert.