Notariële levering: welk verkoopdossier vraag je op, en hoe deel je het veilig?

De stukken die je standaard nodig hebt

Bij een levering komt het dossier meestal van de makelaar of de vertrekkende partij, en wordt het bij de notaris aangevuld. De basis is vrij voorspelbaar: de koopovereenkomst met eventuele addenda, de eigendomsinformatie en het Kadastraal uittreksel, de hypotheekgegevens van de verkoper, en de identiteits- en persoonsgegevens van beide partijen.

Daarbij horen de stukken die de eigendomssituatie raken: erfpacht of opstal, eventuele erfdienstbaarheden, en bij een appartement de splitsingsakte en de notulen van de VvE. Bij nieuwbouw komen de garantie- en opleverstukken erbij.

Wat het vaakst ontbreekt

Twee dingen zorgen bijna altijd voor vertraging: de financiering van de koper en de stukken van de VvE. Van de financiering ontbreekt vaak de definitieve verstrekking, en van de VvE het meest recente jaarverslag en het meerjarenonderhoudsplan.

Als je die twee expliciet opvraagt bij de start, scheelt dat meestal een week aan heen-en-weer mailen.

Veilig delen zonder bijlagen

Een leveringsdossier bevat paspoorten, inkomensgegevens en bankgegevens. Dat is geen verzameling die je als bijlage verstuurt. Een cliëntportaal met een vaste lijst per dossier lost twee problemen tegelijk op: je ziet wat er nog ontbreekt, en de stukken staan op één plek met één toegang.

• Vraag per cliënt een vaste set stukken op, in plaats van per e-mail.
• Zet downloaden uit waar inzage genoeg is.
• Laat cliënten zelf aanvullen, ook na een eerste controle.
• Sluit het dossier na de akte en bewaar het volgens je bewaartermijn.