PBC-lijst accountancy: de jaarrekening in één keer compleet

Wat een PBC-lijst is, en waar hij misgaat

Een PBC-lijst is de opvraaglijst die je als accountant aan de klant geeft voor de jaarrekening of de controle: grootboek, debiteuren- en crediteurenoverzichten, loonjournaalposten, contracten, en de onderbouwing van bijzondere posten.

De lijst gaat meestal mis bij de opvolging. De klant stuurt wat hij heeft, jij constateert wat ontbreekt, en dat gaat per mail heen en weer. Na drie rondes weet niemand meer welke versie van het grootboek is gebruikt.

Zo houd je de lijst actueel

Zet de lijst in een dossier en koppel elke post aan een document. Dan zie je in één oogopslag wat open staat, en de klant ziet hetzelfde zonder jouw statusmail.

• Werk met een vaste lijst per klanttype, niet per klant.
• Vraag een versienummer of periode mee in de bestandsnaam.
• Laat de klant zelf aanvullen na jouw eerste controle.
• Sluit het dossier af met een index en de definitieve set.

Waarom versies je controledossier redden

Bij een controle of een steekproef moet je kunnen aantonen welke stukken je hebt gebruikt. Als de definitieve jaarrekening is opgemaakt uit een grootboek dat later is overschreven, is dat lastig uit te leggen. Een dossier dat versies bewaart, maakt dat gesprek kort.