subsidiedossier
Subsidiedossier publieke sector: verantwoording per document opbouwen
Een subsidie wordt niet afgerekend op het eindverslag maar op de bewijsstukken eronder. Zo bouw je het dossier op zodat de verantwoording klopt.
De stukken per fase
Een subsidiedossier begint bij de aanvraag: het plan, de begroting en de toezegging. Tijdens de uitvoering komen daar de bewijsstukken bij: facturen, urenverantwoording, contracten met uitvoerders, en verslagen per activiteit.
Bij de afsluiting hoort de verantwoording: het inhoudelijke verslag, de financiële verantwoording en de onderliggende bewijsstukken. Wat je niet tijdens het project hebt vastgelegd, moet je achteraf reconstrueren — en dat is waar dossiers vastlopen.
Koppel activiteit aan bewijs
De kern van een goede verantwoording is dat elk bedrag en elke activiteit terug te voeren is op een document. Werk daarom met dezelfde structuur in de begroting als in het dossier, zodat je per regel kunt aantonen wat er is gedaan en betaald.
- Zelfde nummering in begroting en dossier.
- Per activiteit: besluit, uitvoering, bewijs, resultaat.
- Bewaar ook afwijkingen en goedkeuringen daarop.
Bewaartermijn vooraf vastleggen
Subsidievoorwaarden bevatten vaak een bewaartermijn. Leg die bij de start vast in het dossier, inclusief wie toegang houdt na afloop en wanneer het dossier vernietigd wordt. Dan is de verantwoording niet alleen compleet, maar ook navolgbaar.