documenten opvragen makelaar
Verkoopdossier makelaar: ID, loonstroken en koopovereenkomst AVG-proof verzamelen
Kopers, huurders, taxateurs en notarissen leveren allemaal stukken aan. Zo verzamel je ze per dossier, zonder dat je mailbox de dossierkast wordt.
Wie levert wat aan
Een woningtransactie heeft vier stromen. De verkoper levert de eigendoms- en VvE-stukken, de koper de financiering en persoonlijke gegevens, de taxateur de opdracht en het rapport, en de notaris de leveringsstukken. Elke stroom heeft een eigen lijst, en elke partij mag maar een deel zien.
Als je die vier stromen door elkaar laat lopen, krijgt de taxateur een loonstrook en de koper een taxatierapport dat nog niet definitief is. Met een dossier per partij gebeurt dat niet.
De vaste lijst per partij
Per partij verschilt de lijst, en juist daar gaat het mis als je één link voor iedereen gebruikt: de taxateur ziet dan een loonstrook en de koper een taxatierapport dat nog niet definitief is.
- Verkoper: eigendomsbewijs, VvE-stukken, vragenlijst, lijst van zaken.
- Koper: identiteit, inkomensgegevens, financieringsvoorbehoud, bankgegevens.
- Taxateur: opdrachtbevestiging, taxatierapport, objectgegevens.
- Notaris: koopovereenkomst, financieringsoverzicht, persoonsgegevens.
AVG in één alinea, zonder goochelen
Je verzamelt persoonsgegevens omdat ze nodig zijn voor de transactie, niet omdat ze leuk zijn. Dus: alleen wat nodig is, alleen voor de partijen die het aangaat, en niet langer dan de transactie en je bewaartermijn vereisen.
Leg vast wie toegang heeft, trek de toegang in na de akte, en bewaar geen kopieën in mailboxen. Dat is geen ingewikkeld project — het is een lijst en een gewoonte.