dataroom archiveren
Dataroom afsluiten na de deal: toegang intrekken, exporteren en archiveren
Het einde van een dossier wordt meestal vergeten. Zo sluit je af met een compleet archief, een bevestiging dat de toegang weg is en een bewaartermijn die klopt.
Waarom afsluiten een eigen stap is
Na closing gaat iedereen verder. De dataroom blijft open, de toegang van bieders blijft staan en de kopieën op laptops blijven bestaan. Precies daar zit het risico: een dossier dat nog openstaat, is een dossier dat je niet meer beheerst.
Een afsluitstap hoort bij het proces, niet bij het opruimen. Leg hem vanaf het begin vast, zodat hij niet afhangt van wie er dan nog werkt.
Wat je exporteert
Exporteer de documenten in hun eindversie, de Q&A met antwoorden en datums, en het audit-spoor van inzage en downloads. Voeg een korte index toe, zodat een opvolger het archief zonder uitleg kan lezen.
Bewaar het archief op een plek die bij je bewaartermijn past, en leg vast wie er toegang toe heeft. Een archief met dezelfde rechten als het levende dossier is geen archief.
Wat je intrekt en vastlegt
Trek de toegang van alle externe partijen in en controleer dat per groep, niet per persoon alleen. Vraag om een bevestiging dat downloadlinks niet meer werken.
Leg tot slot vast: datum van afsluiting, welke groepen zijn uitgesloten, waar het archief staat, wat de bewaartermijn is en wanneer het dossier vernietigd wordt.
- Export: documenten, Q&A, audit-spoor, index.
- Intrekken: alle externe groepen, met bevestiging.
- Vastleggen: datum, bewaartermijn, vernietigingsmoment.
- Controleren: geen actieve links, geen gedeelde kopieën.