Due diligence dataroom inrichten: de mappenstructuur die kopers niet laat verdwalen

Begin bij de koper, niet bij je eigen administratie

De meeste datarooms worden ingericht zoals het bedrijf is georganiseerd: per afdeling, per systeem, per export. Een koper zoekt echter per risicogebied. Het verschil tussen die twee logica’s is de reden dat kopers vragen stellen die je al had beantwoord.

Richt de boom daarom in per werkstroom: corporate en juridisch, finance en tax, HR, commercieel, IT en IP, vastgoed, en ESG en compliance. Dat is de indeling die in vrijwel elke due diligence terugkomt.

De standaardmappenboom

Een werkbare basis heeft zeven hoofdstukken, elk met een korte toelichting en een vaste nummering. Nummeren helpt: je kunt er in de Q&A naar verwijzen zonder een pad te hoeven uitleggen.

• 01 Corporate: statuten, aandeelhoudersregister, KvK, notulen.
• 02 Finance en tax: jaarrekeningen, tussentijdse cijfers, aangiften, correspondentie.
• 03 Juridisch: topklant- en leverancierscontracten, geschillen, vergunningen.
• 04 HR: personeelslijst, contracten, pensioen, verzuim.
• 05 Commercieel: omzet per klant, pipeline, churn, marktanalyse.
• 06 IT en IP: licenties, architectuur, beveiligingsbeleid, merken en domeinen.
• 07 Vastgoed en ESG: huur, taxaties, milieu, beleid en certificeringen.

Naamgeving en versies: de twee dingen die het meest misgaan

Gebruik één regel voor bestandsnamen: onderwerp, periode, versie. Geen “scan_final_v3”. Zet per document één actuele versie in het dossier en bewaar oudere versies alleen als de historie relevant is.

Zet daarnaast een korte toelichting bij posten die uitleg nodig hebben — eenmalige baten, een rechtszaak, een contract met een change-of-control-bepaling. Eén alinea voorkomt meestal drie vragen.