Wwft-cliëntonderzoek: een dossier dat de toets haalt

De fout die bijna iedereen maakt

Het cliëntonderzoek belandt meestal in het zaakdossier: een kopie identiteitsbewijs in de map "intake", een uittreksel uit het Handelsregister ernaast, en een notitie over de risicoklasse in een e-mail. Dat werkt tot er iets met dat dossier gebeurt.

En er gebeurt altijd iets. Het dossier wordt gesloten en de bewaartermijn van de zaak gaat lopen. Een toezichthouder vraagt naar het onderzoek en je moet in vijf zaakdossiers kijken omdat dezelfde cliënt vijf keer langskwam. Of de zaak wordt vernietigd na de termijn, en daarmee ook het onderzoek — dat een andere, langere termijn had.

De oorzaak is dat cliëntonderzoek niet bij een zaak hoort maar bij een cliënt. Zodra je het zo inricht, lossen alle drie de problemen zich op.

Wat er in zo’n dossier hoort

Een cliëntonderzoeksdossier is kort maar precies. De volgende punten zijn wat een toezichthouder nagaat, en ze zijn allemaal vast te leggen als veld in plaats van als bijlage.

• Identificatie en verificatie van de cliënt, en bij een zakelijke cliënt ook van degene die namens hem optreedt.
• De UBO-lijst zoals jij die hebt vastgesteld, met de datum en de bron.
• De PEP-toets en de uitkomst — ook als de uitkomst "geen" is, want een lege toets is geen toets.
• De risicoklasse, met de afweging die eraan ten grondslag ligt in één of twee regels.
• De herkomst van de middelen, voor zover het risicoprofiel dat vraagt.
• De hertoetsdatum, zodat een doorlopende relatie niet op de oorspronkelijke toets blijft leunen.

De termijn start niet bij het einde van de zaak

Dit is het punt waar de meeste dossiers op afwijken. De bewaarplicht voor cliëntonderzoek gaat lopen als de relatie met de cliënt eindigt — niet als de laatste zaak is afgerond, en al helemaal niet bij de datum van de akte of de uitspraak.

Dat vraagt dus twee dingen van je inrichting. Eén: de bewaarklok van het onderzoeksdossier moet onafhankelijk zijn van die van de zaken. Twee: je moet het einde van de relatie kunnen markeren, want dat is het moment dat de klok start.

Bij ons start die klok als de laatste openstaande zaak van een cliënt sluit, of wanneer je de relatie expliciet beëindigt. Tot dat moment staat het dossier op de plank zonder einddatum, wat precies de bedoeling is bij een doorlopende relatie.

Zakelijke cliënten: minder typwerk, minder fouten

Bij een zakelijke cliënt komen de basisgegevens uit het Handelsregister: naam, adres, rechtsvorm, functionarissen. Die met de hand uit een PDF overtypen is tijdverspilling en een bron van fouten die je later in een UBO-discussie terugziet.

Een opzoeking in de bron is beter, en er is één ding om daarbij op te letten: wat verlaat jouw omgeving? Bij ons gaat alleen de zoekterm naar het Handelsregister — een Nederlandse overheidsinstantie — en bepaal jij welke velden je bij de cliënt bewaart. De zoekterm zelf wordt niet gelogd, omdat de naam van een cliënt die je nog aan het onderzoeken bent zelf gevoelige informatie is.

Laat de opzoeking daarnaast de vraag naar de UBO opwekken in plaats van hem te beantwoorden. Het register is een startpunt; vaststellen wie de uiteindelijk belanghebbende is, blijft jouw beoordeling.

Wat je aan de toezichthouder laat zien

Een toetsing begint vrijwel altijd met een lijst: welke cliënten heeft u, en wat is per cliënt de status van het onderzoek. Als die lijst met de hand moet worden gemaakt, kost een toetsing dagen en ontstaan er verschillen tussen de lijst en de dossiers.

Houd daarom één overzicht aan dat uit de dossiers zelf komt, met per cliënt de status, de risicoklasse en de hertoetsdatum. Bij ons is dat een overzicht in het beheergedeelte dat je als spreadsheet kunt exporteren voor de deken of de toezichthouder.

Houd dat overzicht beperkt tot wie het nodig heeft. Een risicoklasse is een oordeel over een cliënt, en dat hoort niet bij iedereen in het kantoor op het scherm te staan.