Medische stukken in een personenschadedossier afschermen

Waarom maprechten hier niet genoeg zijn

In een personenschadedossier zitten medische stukken: een expertiserapport, een huisartsenjournaal, correspondentie met een medisch adviseur. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, en de norm is dat ze alleen worden verwerkt binnen een afgebakende groep mensen met een geheimhoudingsplicht.

De gebruikelijke oplossing — een map met beperkte rechten — dekt de voordeur en niet de zijdeuren. De zoekfunctie noemt de bestandsnaam nog aan iemand die de map niet mag zien. Een bulkdownload van een niveau hoger neemt de map mee. Een verplaatsing haalt een stuk stilletjes uit de beperkte map. En een collega met een algemeen leesrecht over het hele dossier komt er langs zonder dat iemand het merkt.

Wat je nodig hebt is iets dat al die wegen in één keer sluit en dat niet afhankelijk is van de discipline van degene die een stuk uploadt.

Hoe een zone werkt

Een zone is een markering op een map die zegt: hieronder geldt een extra recht, los van alle andere rechten. Bij ons markeert een beheerder de map, en vanaf dat moment komt alleen een groep met een expliciet zonerecht erbij — in de lijst, in de viewer, in de zoekresultaten en in een bulkdownload.

Lid zijn van het kantoor is daarvoor niet genoeg: ook het algemene leesrecht van een collega en de meeleesrol van compliance stoppen bij de zone. Een externe partij heeft twee dingen nodig: het zonerecht én een toewijzing op de map, zodat één van de twee per ongeluk geven niets opent.

Het watermerk in de viewer krijgt een extra regel die aangeeft dat het stuk uit een vertrouwelijke zone komt. Dat is geen technische beveiliging — een schermafdruk blijft mogelijk — maar het maakt wel zichtbaar waar een rondslingerende afbeelding vandaan komt.

En een poging om een stuk uit de zone te halen of te delen met een groep die het recht niet heeft, wordt geweigerd. Dat is belangrijker dan het klinkt: de meeste incidenten zijn geen aanvallen maar handelingen die te makkelijk waren.

Vastleggen wie wat heeft gekregen

Bij medische informatie is de vraag achteraf zelden "wie kon erbij" maar "wie heeft wat ontvangen, wanneer, en op welke basis". Dat is de vraag van de medische paragraaf: de benadeelde heeft er belang bij te weten welke medische informatie naar welke partij is gegaan.

Houd daarom een apart log bij van verstrekkingen, niet alleen van inzages. Bij ons schrijft elke ontvangst van een document uit de zone een regel: welk document, naar wie, wanneer en op welke grondslag. Dat log is te exporteren als CSV of PDF, zodat het bij het dossier kan en in een discussie als stuk kan worden overgelegd.

Leg de machtiging zelf er direct naast. Een gerichte medische machtiging heeft een omvang en een looptijd; als die in het dossier staat, is bij elke verstrekking na te gaan of hij eronder viel.

Wat de benadeelde zelf ziet

Een cliëntportaal is in dit soort dossiers een zegen en een valkuil. Een zegen, omdat de benadeelde zelf stukken kan aanleveren en de stand kan zien zonder te hoeven bellen. Een valkuil, omdat een conceptrapport of een interne aantekening van de medisch adviseur niet zonder begeleiding bij iemand hoort te landen.

Scheid daarom scherp: wat de cliënt aanlevert, wat met de cliënt wordt gedeeld, en wat intern blijft. Markeer interne stukken op het document in plaats van op de map, zodat de markering blijft kloppen als de structuur verandert.

Spreek daarbij af hoe een rapport wordt gedeeld. Een expertiserapport dat zonder toelichting in een portaal verschijnt, levert een telefoontje op dat je liever zelf had gepland.

Drie dingen die je vóór het eerste medische stuk regelt

Dit is een dossiertype waarin achteraf inrichten echt te laat is, omdat over de periode vóór de zone niet is vastgelegd wie erbij kon.

• Markeer de zone leeg, voordat het eerste stuk binnenkomt — dan dekt het log de hele looptijd.
• Bepaal wie het zonerecht krijgt, en houd die groep klein: de behandelende advocaat, de secretaresse die het dossier doet, de medisch adviseur. Niet "de hele sectie".
• Zet de bewaartermijn van het medische deel apart. Die loopt vaak langer dan de rest van het dossier en hoort niet mee te gaan in een algemene opschoning.