Producties nummeren in een procesdossier zonder fouten

Waarom nummeren in een spreadsheet stukgaat

Bijna elk kantoor begint met een spreadsheet: een kolom met nummers, een kolom met omschrijvingen en een map met bestanden ernaast. Dat werkt tot het eerste van de drie dingen gebeurt die altijd gebeuren.

Het eerste is dat er een productie tussen moet. Dan schuift de nummering, en elke verwijzing in de al geschreven processtukken wijst naar het verkeerde stuk. Het tweede is dat er een productie wordt ingetrokken. Hergebruik je dat nummer, dan verwijzen oude stukken naar iets anders dan toen; laat je het leeg, dan moet je kunnen uitleggen waarom er een gat zit. Het derde is dat twee mensen tegelijk een nummer uitdelen.

Alle drie zijn geen spreadsheetproblemen maar inrichtingsproblemen. Ze zijn op te lossen door de nummering aan het dossier te hangen in plaats van aan een lijst ernaast.

Nummeren per partij, en stabiel houden

De praktische regel is: nummer per partij en maak een nummer definitief op het moment dat het wordt uitgedeeld. Een nieuwe productie krijgt het eerstvolgende vrije nummer, een ingetrokken productie houdt zijn nummer, en een verwijderde productie laat een gat achter dat niet wordt hergebruikt.

Dat laatste voelt onnetjes en is juist het punt. Een gat is informatie: het laat zien dat er iets is geweest en dat het niet is vervangen door iets anders. Een hergebruikt nummer is het tegenovergestelde — dan verwijst een eerder processtuk naar een stuk dat je nooit hebt bedoeld.

Herzien kan natuurlijk nodig zijn, bijvoorbeeld als de hele reeks opnieuw moet omdat een procedure wordt gesplitst. Maak dat dan een expliciete, vastgelegde handeling in plaats van een stille correctie, zodat je later kunt laten zien wanneer de reeks is veranderd en waarom.

Bij ons werkt het precies zo: de nummering loopt per partij, een ingetrokken productie houdt zijn nummer, een gat wordt nooit hergebruikt, en alleen een expliciete en vastgelegde hernummering verandert bestaande nummers.

Bestandsnamen die je niet zelf verzint

De tweede bron van fouten is de bestandsnaam. Zodra mensen die met de hand typen, krijg je varianten: met en zonder voorloopnul, met de partijnaam erin, met een datum in drie notaties. Bij aanlevering bij een gerecht is dat een probleem, want daar gelden eisen aan naamgeving en formaat.

Laat de naam daarom genereren uit het nummer, de partij en de omschrijving, volgens één vast patroon. Dan is de naam een gevolg van de nummering in plaats van een aparte handeling waarin iets kan misgaan, en hoef je bij een aanlevering niet alles door te lopen.

Houd er rekening mee dat omschrijvingen en partijnamen cliëntgegevens zijn. Ze horen in het dossier en in de index, niet in logbestanden of in technische verwijzingen naar het bestand.

Index en bundel: twee verschillende stukken

De productie-index is het overzicht dat met de processtukken meegaat: nummer, omschrijving, en de partij die het heeft ingebracht. De bundel is het geheel dat je aanlevert: de stukken zelf, in de juiste volgorde, in een formaat dat de ontvanger accepteert.

Die twee worden vaak door elkaar gehaald, en dan maakt iemand met de hand een inhoudsopgave die na de volgende productie niet meer klopt. Laat de index daarom genereren uit het dossier, zodat hij per definitie overeenkomt met wat erin zit.

Bij ons komen beide uit het dossier zelf: de index als los document en de bundel als export. Omdat de nummering al stabiel is, is een nieuwe index aanmaken na een toegevoegde productie één handeling in plaats van een controle van de hele reeks.

Wat je vóór het eerste processtuk vastzet

Een procesdossier is net als een due-diligencedossier moeilijk te herindelen zodra er naar verwezen wordt. Drie beslissingen horen daarom vóór het eerste processtuk te staan.

• Nummer je per partij of doorlopend over de hele procedure? Per partij is gebruikelijker en voorkomt discussie als er een partij bij komt.
• Wie mag een nummer uitdelen? Als iedereen dat mag, krijg je dubbele nummers op de dag van een deadline.
• Welke stukken zijn producties en welke blijven intern? Een stuk dat je als productie nummert, is bedoeld om in te brengen; markeer de rest expliciet als intern zodat het niet per ongeluk meegaat in een bundel.